Un digital collaboration software contribuisce a creare un ambiente di lavoro più agile e più produttivo. Le aziende che hanno riorganizzato la propria operatività introducendo in modo esteso lo smart working hanno compreso le sfide del lavoro da remoto: mantenere alta la qualità del lavoro fra colleghi dislocati in luoghi differenti è difficile.
Ciò può impattare sulle prestazioni del personale, che si sente meno coinvolto nell’operatività dell’impresa e può creare disordini organizzativi, poiché il flusso disomogeneo delle e-mail e delle telefonate impedisce di ottenere una qualità comunicativa coerente con lo sviluppo di un progetto.
Un digital collaboration software rappresenta la leva per scardinare la disorganizzazione quando il personale si trova in sedi diverse o sta lavorando da luoghi differenti: permette di realizzare video riunioni, ambienti virtuali che semplificano la condivisione e le modifiche dei file in tempo reale. Inoltre, aspetto fondamentale di questa soluzione, assicura che tutte le persone siano sincronizzate sui progressi e sugli obiettivi.
Come un digital collaboration software semplifica il lavoro
Ogni tipo di impresa può incrementare il team working grazie all’adozione di un software di digital collaboration.
Uno studio dell’Institute for Corporate Productivity, basato su oltre 1.100 aziende, ha rilevato che le imprese che promuovevano attivamente la collaborazione raggiungevano livelli prestazionali cinque volte più alti rispetto alle altre.
La qualità della comunicazione, in particolare, impatta sensibilmente sui risultati che l’azienda può ottenere; viceversa, la collaborazione può venire meno se, per esempio, i colleghi non sono sincronizzati sugli obiettivi da raggiungere e su una chiara suddivisione delle responsabilità.
Tale situazione può essere migliorata con l’adozione di un digital collaboration software che contribuisce a tenere traccia dei progressi fatti. A ogni progetto partecipano molte figure di grado diverso: è essenziale che ogni passaggio sia tracciato, i costi vengano monitorati e le persone siano consapevoli dei task su cui i colleghi stanno lavorando. Ciò può avvenire in diversi modi:
- attraverso l’organizzazione di regolari video riunioni
- tramite la condivisione e la revisione in tempo reale di file, documenti e informazioni per sincronizzare il lavoro di squadra e ridurre i ritardi
- con l’uso di una lavagna interattiva che rappresenti un “tavolo di lavoro digitale” e funga da ponte tra lo spazio fisico e quello virtuale
- grazie all’archiviazione cloud, che permette di tenere organizzate le risorse in modo chiaro e di accedervi anche da dispositivo mobile
Un unico digital collaboration software è più facile da gestire
Per configurare un ambiente digitale, le imprese tendono ad affidarsi a vari partner, ciascuno con un software dedicato. In questo scenario, fare riferimento a vendor differenti si traduce nella perdita dei benefici che si otterrebbero affidandosi ad un software di digital collaboration.
Per questo, le imprese devono optare per una piattaforma unica che semplifichi le integrazioni, faciliti il rapporto commerciale e garantisca un’assistenza tecnica immediata. Ne consegue un uso più efficiente delle risorse economiche dell’azienda e una riduzione del carico di lavoro del reparto IT.
Verso un digital workplace
L’obiettivo dell’impresa dev’essere quello di creare un reale ambiente di lavoro digitale: un digital workplace che offra ai dipendenti la possibilità di lavorare da remoto senza difficoltà e con tutti gli strumenti necessari per una gestione flessibile.
L’adozione di un digital collaboration software va interpretata nel contesto di una rilettura dell’organizzazione aziendale, finalizzata non soltanto alla creazione di un sostituto virtuale dell’azienda, bensì di un “ambiente di lavoro 2.0”: potenziato dal digitale, efficiente e accessibile in qualunque momento e da qualunque postazione.
Scritto da Giacomo Iucci – Technology Competence Center Manager 
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