Il digital workplace sta rivoluzionando il modo consueto di lavorare, grazie a una serie di tecnologie in grado di migliorare l’ambiente di lavoro. Un cambiamento che sta interessando anche le imprese italiane, come si ricava dalla recente ricerca “Empowering Digital Workplace” condotta Censuswide per conto di Ricoh. L’indagine, che ha coinvolto 23 Paesi per un totale di 3600 lavoratori, ha riscontrato in Italia una piena fiducia nel 38% dei dipendenti intervistati, e perfino entusiasmo nel 65% del campione. A guidare questo atteggiamento positivo soprattutto l’uso della tecnologia come mezzo per migliorare l’accesso ai dati (46%), poter lavorare più spesso da casa (42%), ridurre attività monotone (30%). A cui si aggiungono apprezzamenti in merito alla diminuzione delle perdite di tempo nella gestione delle e–mail (40%), nelle riunioni fatte in sede (37%) e negli spostamenti da un luogo all’altro (31%). Tutti benefici ottenibili con l’ausilio di almeno 3 tecnologie associate al digital workplace. Vediamo quali sono.
1. Hardware nel digital workplace, meglio BYOD, CYOD o COPE ?
Se i dispositivi hardware sono obsoleti, il digital workplace rimane un ottimo progetto che non ha le fondamenta per poter essere implementato in azienda. La diffusione, in questi ultimi anni, del cosiddetto approccio BYOD (Bring Your Own Device) con cui ai dipendenti è offerta la facoltà di utilizzare il proprio notebook o smartphone, in ufficio e in smart working, ha fatto emergere spesso un disallineamento fra la dotazione IT aziendale e quella personale. Quest’ultima sovente è più moderna ed efficiente di quella proposta dall’impresa. Ma poiché il metodo BYOD apre una serie di problemi in termini di sicurezza e integrazione con i sistemi legacy aziendali, sono emerse delle alternative più convincenti. Ad esempio, il CYOD (Choose Your Own Device), nel quale la scelta del dispositivo, comprato dal dipendente o dall’azienda, avviene tra un elenco di device preventivamente approvati. O ancora, specialmente nelle grandi aziende, il COPE (Corporate Owned, Personal Use): è l’azienda che si fa carico dell’acquisto o del noleggio, permettendo al dipendente di utilizzarlo anche per motivi personali.
2. Communication & collaboration nel digital workplace
Quale che sia l’opzione adottata tra quelle indicate sopra, è bene sottolineare che, per garantire standard di produttività elevati che sfruttino il digital workplace, non si possono tralasciare dispositivi efficienti, costantemente aggiornati e performanti. Per questo la soluzione più indicata potrebbe essere quella di inserire la fornitura hardware all’interno di un più ampio modello di outsourcing e di system engineering che preveda progettazione, installazione, configurazione, gestione, manutenzione e aggiornamento. In tal modo la disponibilità di desktop, accessori e mobile device sarebbe strettamente connessa al rilascio di software per la communication & collaboration. Il digital workplace, infatti, funziona se abilita entrambi a prescindere dal luogo in cui si trova il dipendente. Come sottolineato dalle risposte raccolte dall’indagine di Censuswide, un accesso ai dati che non necessiti della prossimità e una condivisione che non richieda la compresenza nel medesimo spazio fisico, ma sia altrettanto efficace, è possibile soltanto in presenza di tecnologie quali possono essere WebEx di Cisco per la comunicazione o la suite Office 365 di Microsoft per la collaborazione.
3. La sicurezza, parte integrante del digital workplace
La terza tecnologia che può trasformare un ambiente di lavoro in un digital workplace deve assicurare livelli di sicurezza che difendano da virus e siti web pericolosi, oltre a scongiurare il rischio di perdita dei dati. Una delle principali criticità che il metodo BYOD fa emergere è proprio quella della endpoint security. Soprattutto oggi, dopo l’entrata in vigore del GDPR in materia di protezione dei dati personali, non è pensabile affidare alla buona volontà del singolo lavoratore un compito che è in capo alle politiche di sicurezza delle organizzazioni. Analogamente, quindi, alla gestione in outsourcing di infrastruttura IT, device, applicativi di communication & collaboration, anche la cyber security, che può arrivare a contemplare Business Continuity e Disaster Recovery, è parte integrante di un digital workplace a prova di violazioni e minacce da attacchi informatici.
Scritto da Giacomo Iucci – Tecnology Competence Center Manager 
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