La digitalizzazione dei processi amministrativi nell’Healthcare è la leva per semplificare le procedure, ridurre i tempi e i costi di lavorazione e aumentare la capacità di attirare – e soprattutto trattenere – nuovi talenti.
Le aziende sanitarie sono ormai ben consapevoli dei limiti dell’attuale struttura operativa: rigida e ancorata a schemi ormai superati dalle moderne soluzioni tecnologiche. In particolare, sono consapevoli dei benefici apportati dalla digitalizzazione dei processi più lunghi, come, per esempio, la partecipazione a una gara pubblica o il processo di adozione di provvedimenti dirigenziali, che comporta numerosi documenti che devono essere consultati, firmati e smistati. Pur riconoscendo tale necessità, le aziende sanitarie restano ferme perché intimorite dal cambiamento.
Digitalizzare i processi amministrativi nell’Healthcare significa prendersi cura del lavoro dei dipendenti limitando al minimo le operazioni ripetitive, che possono essere automatizzate con strumenti avanzati basati sull’Intelligenza Artificiale (AI), e sfruttare delle avanzate soluzioni tecnologiche che supportino l’operatività quotidiana per estrarre valore.
Le automazioni per la digitalizzazione dei processi amministrativi nella sanità
I processi più tediosi (sia per gli utenti finali sia per i dipendenti) nel settore Healthcare riguardano l’interlocuzione fra i cittadini e la Pubblica Amministrazione. Lo scambio di email e PEC è una costante; rappresenta, inoltre, un costo nascosto perché il personale dovrà ripetere ogni giorno le stesse operazioni: ciò abbassa il coinvolgimento e, per altro, le risorse umane vengono impegnate in attività che non stanno distribuendo valore al resto dell’azienda.
Le automazioni sono alla base della digitalizzazione dei processi amministrativi interni dell’Healthcare. Sistemi digitali come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e l’analisi semantica permettono di migliorare l’archiviazione dei documenti e di smistare automaticamente le email in ingresso, anche indirizzate a una casella di posta elettronica certificata (PEC), con il preciso obiettivo di ridurre la quantità di task di routine in capo ai dipendenti ai minimi termini.
Ne consegue un miglioramento complessivo dei flussi di lavoro: non solo il personale sarà scaricato dalle operazioni ripetitive, ma la macchina amministrativa sarà rinvigorita da un sistema più efficiente e scalabile.
La digitalizzazione dei processi amministrativi per attirare i talenti
Le aziende considerano la digitalizzazione come il mezzo per ridurre i costi e rendere più efficiente il flusso di lavoro all’interno delle aziende. Un aspetto sottovalutato, soprattutto in realtà come la Pubblica Amministrazione dove l’età media del personale è più alta rispetto ad altri settori, è la capacità dell’azienda sanitaria di attirare talenti: persone, specialmente giovani, che hanno un rapporto con il lavoro molto diverso, più sfaccettato e, soprattutto, meno avvezzo ai carichi ripetitivi. La proposta del posto fisso non basta più: i talenti chiedono un ambiente di lavoro stimolante e che possa garantirgli una formazione continua.
Ne consegue che una Pubblica Amministrazione che non segue un attento percorso di digitalizzazione dei processi amministrativi rischia di trovarsi impreparata nel momento del ricambio generazionale. Il processo di ammodernamento della PA è strettamente collegato con la digitalizzazione dei flussi di lavoro: la prima segue la seconda perché chi entra oggi nel mondo del lavoro ha una consapevolezza più matura delle potenzialità del digitale. L’automazione della protocollazione in entrata, per esempio, è una delle maggiori innovazioni nella Pubblica Amministrazione perché per l’operatore umano è spersonalizzante ripetere quotidianamente lo stesso meccanismo.
Inoltre, la digitalizzazione dei processi amministrativi porta con sé vantaggi trasversali che, per esempio, rendono i processi più fluidi, nonché adattabili a organizzazioni di lavoro da remoto e quindi di collaborazione e comunicazione a distanza; inoltre, abbattono i costi legati alle inefficienze fisiologiche degli archivi cartacei e di tutte quelle procedure ancora analogiche – e perciò obsolete – su cui la maggior parte delle realtà della Pubblica Amministrazione basa ancora la propria operatività.
Il ruolo del cloud
C’è, infine, un terzo elemento che deve essere considerato: il cloud. La digitalizzazione dei processi amministrativi interni non può prescindere da un ambiente cloud flessibile e abilitante, che possa anche garantire elevati livelli di sicurezza per proteggere i dati personali degli utenti.
Rinunciare al cloud non è una possibilità: questa tecnologia è fondamentale per la crescita delle aziende e per ottimizzare i flussi di lavoro. Allo stesso tempo, però, tale passaggio dev’essere affrontato con grande consapevolezza per evitare che i dati degli utenti siano facile preda dei malintenzionati, oggi più che mai interessati a intercettare informazioni aziendali sensibili che sono rimaste esposte e che hanno un grande valore economico.
La Pubblica Amministrazione deve dimostrare di essere sicura, performante e solida. Per farlo bisogna passare anche dal cloud.
Scritto da Andrea Sechi – WebRainbow Software Analyst &. Developer 
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