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IA e Business Process Management Automation: migliorare le performance aziendali attraverso l’automazione della routine quotidiana!

scritto da Matilde Munaron il 07 ottobre 2021

Il Business Process Management Automation è la chiave per migliorare sensibilmente l’efficienza dei processi delle Imprese e delle Pubbliche Amministrazioni. BPM Automation, inoltre, se supportato adeguatamente da un motore di Intelligenza Artificiale, diventa un importante strumento al servizio dell’azienda e a sostegno della produttività dei singoli operatori.

È ormai assodato che lo svolgimento di compiti ripetitivi e monotoni può avere delle dirette conseguenze anche sulla salute, in termini di affaticamento e alienazione che inevitabilmente ingenerano una sminuita percezione del proprio ruolo aziendale, innescando così un circolo vizioso che porta ad una considerevole diminuzione di produttività della risorsa, che sarà meno predisposta a identificarsi nei valori aziendali.

Automatizzare singoli task di routine (ma anche interi processi), consente alle organizzazioni di guadagnare efficienza ed agilità sul piano operativo e motivazionale, liberando le proprie risorse da incombenze ripetitive, consentendo loro, invece, di dedicarsi con maggiore concentrazione e soddisfazione ad attività più complesse e gratificanti.   

Per massimizzare l’automazione dei processi aziendali diviene di evidente necessità l’introduzione al centro dei propri sistemi informativi, di una piattaforma evoluta che sfrutti algoritmi di Intelligenza Artificiale e tecnologie di elaborazione del linguaggio naturale per riconoscere testi o per analizzare materiale multimediale, come immagini e video.

Il BPM Automation, quindi, è la legittima risposta alla necessità di efficientamento del capitale umano, abbattimento degli errori, riduzione dei costi e conseguente proficuo e duraturo ritorno dagli investimenti iniziali.


Con Business Process Management e IA processi più intelligenti

Un naturale elemento evolutivo di una piattaforma di BPM Automation è l’Intelligenza Artificiale (IA). Sfruttare massivamente le potenzialità di IA significa incrementare l’efficienza anche di singoli task in relazione a processi complessi, conferire valore aggiunto alle singole attività ma soprattutto garantire un valore inestimabile al potenziale delle risorse umane. IA è il valore aggiunto per eccellenza.

Un esempio pratico riguarda il corretto instradamento interno delle comunicazioni in ingresso di un’organizzazione, attività tipica di aziende afferenti ai settori Pubblica Amministrazione, Assicurativo e Bancario. Queste organizzazioni hanno a fattor comune il fatto di essere fisicamente diffuse in un territorio vasto e quindi, nella moltitudine di entry point fisici, l’individuazione del corretto assegnatario interno, diventa in modo non occasionale la principale (se non unica) occupazione di alcuni operatori.

Le caselle di posta elettronica certificata (PEC) sono uno dei punti di partenza dei processi di protocollazione in entrata. Ad esse si può applicare uno o più algoritmi di riconoscimento automatico di provenienza o uno o più algoritmi di riconoscimento di parole chiave contenuti alternativamente nell’oggetto, body o negli allegati alla comunicazione. Tramite BPM Automation + IA, quindi, si ottiene l’assegnazione della comunicazione al corretto soggetto interno oppure, nei casi dubbi, si chiede all’operatore di fornire la sua inestimabile esperienza professionale, esclusivamente in termini di Human Augmentation.

Nella normale alternativa attualmente in uso, è l’operatore ad occuparsi dell’intero processo di protocollazione, assegnazione, classificazione e fascicolazione, inciampando spesso in azioni ripetitive e monotone.

Grazie al binomio BPM Automation-IA, questa attività viene invece completamente automatizzata: è il software a occuparsi di riconoscere il testo e di smistare l’e-mail automaticamente. I vantaggi sono netti: viene speso meno tempo per avviare la gestione di una pratica e vengono drasticamente ridotti gli errori umani.


Il supporto dell’IA per ridurre i costi

C’è di più. Specialmente quando si tratta di sinistri, il materiale allegato alla comunicazione può essere molto ricco e includere, oltre alle scansioni dei documenti personali, anche immagini o video che mostrano, per esempio, i veicoli coinvolti nel sinistro oppure la visione della tipologia e entità del danno (materiale multimediale). Anche in queste situazioni, l’intervento di IA può dimostrarsi determinante per innescare un efficientamento dei processi interni. IA può analizzare ed estrarre dal materiale multimediale importanti informazioni (la tipologia del veicolo, per esempio) e può occuparsi di classificare la documentazione allegata dal cliente.

La classificazione del documento, resa intelligente, diventa il mezzo per ridurre i costi e diminuire l’impegno temporale necessario per gestire con successo la pratica.


I vantaggi del Business Process Management Automation

I benefici di una soluzione di BPM Automation evoluta dall’IA sono ancora più ampi. Usare le tecniche di Intelligenza Artificiale per individuare le criticità e prevedere i risultati di un processo di business dovrebbe diventare la nuova frontiera dell’efficienza.

Per esemplificare il caso, si può dire che ogni task di un processo di business ha delle specificità e probabilmente anche delle stagionalità. Grazie a una soluzione evoluta, è possibile fornire uno strumento che permetta di prevedere i carichi di lavoro per area, per business-unit ma anche in drill-down sulla singola risorsa, fornendo warning agli operatori in merito ad eventuali eccessi di pressione o veri e propri cul-de-sac.

Anziché essere impegnati nella compilazione di interminabili fogli di calcolo, le risorse sono impegnate nell’attività più complessa dell’analizzare i dati e cercare soluzioni per bilanciare i carichi, lasciando a BPM Automation-IA il compito di collezionare e organizzare i dati magari estraendoli dai sistemi aziendali in uso. Aggiungendo poi, un motore di workflow che gestisca la componente di business di un processo, si abbatte la monotonia nell’attività dell’operatore, a cui resta unicamente il compito di verificare e intervenire nelle eccezioni o nelle approvazioni.

Una soluzione tecnologia così evoluta comporta benefici evidenti. Il tempo risparmiato grazie all’automazione delle attività ripetitive, a bassissimo valore, viene destinato alle operazioni più complesse, che richiedono una forte concentrazione e un utilizzo intensivo delle competenze più alte del personale. I dipendenti stessi, per altro, ne risultano più coinvolti poiché ricevono un riscontro immediato e tangibile della loro attività con un aumento della produttività quotidiana e, per l’impresa, del ritorno dell’investimento.

 

Scritto da Matilde Munaron - Business Development icons8-colore-50


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Tag: Artificial Intelligence