Le modalità di lavoro delle aziende sono profondamente cambiate nell’ultimo anno e mezzo; la pandemia ha infatti innescato un processo che era comunque già in atto, anche se latente. Con la digital trasformation lo Smart Working, che ha sfidato i rigidi modelli del lavoro ufficio-centrico, si è trasformato da vezzo in necessità. Lo Smart Working è un vantaggio per tutti: i datori di lavoro possono risparmiare su costi come lo spazio e la manutenzione dell’ufficio; i dipendenti, invece, abbandonando le loro scrivanie, possono raccogliere i benefici di una maggiore libertà e agilità.
Ma oltre alla rimozione del vincolo del luogo fisico dell’ufficio, gli Smart Worker hanno bisogno di un adeguato supporto per svolgere il proprio lavoro. I dirigenti necessitano di canali attraverso i quali raggiungere e ispirare i lavoratori, i manager hanno bisogno di adeguati strumenti per guidare, coordinare e collaborare con i loro team. Il “lavoro intelligente” richiede, quindi, piattaforme intelligenti.
Ma quali sono le vere necessità di un’azienda che intende attivare in modo efficiente lo Smart Working? In questo articolo vedremo qual è il kit ideale per lo Smart Working contemplando anche risorse non propriamente materiali.
Kit Smart Working: come guidare un’azienda fluida
Separare nettamente il lavoro da un luogo, un orario e uno specifico dispositivo permette ai dipendenti di trovare modelli di lavoro che si adattino a loro e al loro stile di vita, aiutandoli a dare il meglio di sé. In un panorama estremamente competitivo per quanto concerne l’inserimento di talenti, diversi sondaggi hanno mostrato come l’offerta di lavoro a distanza (Flessibile/Agile) sia la chiave per attrarre e trattenere personale qualificato, cruciale per alzare l’asticella qualitativa dell’azienda.
Quando un‘organizzazione ha i dipendenti in Smart Working dislocati in diversi parti del mondo, coinvolgere quest’ultimi diventa importante e, allo stesso tempo, impegnativo. Piuttosto che imporre controproducenti vincoli agli Smart Worker con politiche restrittive, le aziende hanno bisogno di una precisa vision. E, cosa fondamentale, necessitano di una piattaforma attraverso la quale comunicare questa vision e ispirare il personale. Anche a distanza, quindi, i lavoratori devono sentirsi parte della “famiglia”.
Un tool di instant messaging è una soluzione perfetta per consentire un’adeguata collaborazione aziendale, tuttavia, non è sufficiente per garantire un altrettanto adeguato coinvolgimento dei dipendenti. Le organizzazioni che vogliono guidare e ispirare il loro personale hanno infatti bisogno di comunicare attraverso formati e media in grado di trasmettere la loro passione e il loro scopo. Come ad esempio i video, che per tale scopo risultano ideali. Una volta che l’azienda ha prodotto un video utile, magari con un messaggio del CEO, è opportuno archiviarlo, organizzarlo e distribuirlo in modo che sia fruibile da tutti. Ecco perché può essere necessaria una piattaforma di gestione delle risorse digitali (DAM), Digital Asset Management.
Scegliere le piattaforme “giuste”
Una valida piattaforma di collaboration è un imperativo per tutte quelle aziende che hanno intenzione di attuare un efficace modello di Smart Working. Partendo dal presupposto che la piattaforma perfetta non esiste, tutte le aziende, di concerto con il proprio IT manager, devono valutare e scegliere quella che meglio si addice alle esigenze dell’organizzazione. L’imperativo per tutte dovrebbe essere quello di adottare un’applicazione in grado di tenere in considerazione la natura del proprio business, ma anche la propensione dei propri dipendenti. In ogni caso, è sempre meglio optare per un’applicazione con un’interfaccia user friendly.
La scelta della piattaforma di collaboration è un importante tassello del kit per lo Smart Worker. I dipendenti devono infatti essere in grado di collaborare tra loro in modo semplice e gli apicali dell’azienda devono avere la possibilità di monitorare il lavoro. Tutte le risorse in forza all’organizzazione devono abbandonare il rigido focus sugli organigrammi e le classiche relazioni sociali; le aziende infatti passano dal modello verticistico a un tipo di sistema neuronale, ma organizzato dal punto di vista gerarchico.
Kit Smart Working: il dipendente deve poter scegliere
Affinché un dipendente sia produttivo è necessario che utilizzi una tecnologia a lui famigliare. Non sempre, infatti, una scelta “imposta dall’alto” rappresenta una soluzione ideale. L’azienda, attraverso dei sondaggi, deve essere in grado di poter comprendere le “abitudini tecnologiche” dei dipendenti anche nella vita privata. Perché questo? Indubbiamente perché utilizzare un dispositivo con cui si ha famigliarità aumenta quella zona di comfort che è necessaria per incrementare la produttività. In questo specifico contesto tornano quindi utili quei programmi che prendono il nome di employee-choice o choose your own device (CYOD). Molto semplicemente questi programmi danno ai dipendenti la possibilità di selezionare la marca e il modello di computer hardware e/o dispositivi mobili da utilizzare per svolgere le attività lavorative, piuttosto che imporre loro un determinato tipo di apparecchiature. Inoltre, costituiscono un plus per i dipendenti, poiché, avendo fiducia in quella determinata tecnologia, migliorando la produttività personale e riducono il numero di ticket aperti verso l’help desk.
In questo contesto, l’adozione di un programma “Apple at Work”, che consente ai propri dipendenti di scegliere un device Apple all’interno di un contesto lavorativo, potrebbe rappresentare una scelta vincente per il coinvolgimento attivo delle proprie risorse umane. Ecco perché un buon programma di CYOD non dovrebbe mai mancare in un kit ideale per lo Smart Working.
Come l’azienda può agevolare lo smart working?
Oggi sono diversi gli strumenti che un’azienda ha a disposizione per agevolare e rendere profittevole ed efficiente lo smart working. Indubbiamente efficientare le infrastrutture (networking, AD, Security) garantisce una buona base di partenza. In questo caso può essere utile avvalersi della consulenza di un’azienda specializzata in grado di effettuare un audit preliminare e individuare eventuali criticità.
Dopo essersi garantita un’infrastruttura efficiente, l’azienda, al fine di coinvolgere attivamente i propri dipendenti, può adottare una politica di choose-your-own-device (CYOD). Attraverso di essa, il personale ha la possibilità di scegliere il device che utilizzerà a lavoro. Spesso la scelta ricade su un tipo di dispositivo impiegato anche nella vita privata (bring-your-own-device – BYOD). In cosa si traduce questo? Indubbiamente in un incremento della “zona di comfort” poiché lo stesso hardware da oggetto estraneo diventa una parte integrante del processo di lavoro.
Un altro strumento utile a un’azienda che vuole realizzare un percorso di “dematerializzazione” è l’adozione di un processo denominato Deploy Zero Touch. Si tratta di un’inedita modalità di distribuzione; il dipartimento IT spedisce un nuovo device a un dipendente nella sua confezione originale, e il processo di configurazione sarà automatizzato utilizzando il sistema di gestione dei dispositivi della stessa organizzazione.
Scritto da Ivan Monni – Business Unit Manager Apple 
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