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PEC Management: automatizza il servizio con Westpole

scritto da Enrico Pavesi il 25 novembre 2020

Il PEC Management può essere una grande risorsa se le imprese implementano soluzioni tecnologiche innovative e adottano le migliori pratiche per snellire un processo critico. In molte imprese, come studi legali e assicurazioni, la ricezione delle email PEC rappresenta uno snodo essenziale per portare avanti le pratiche o le richieste di risarcimento. Servono tempistiche certe: il rimbalzo delle email PEC, invece, è una triste realtà di molte aziende. Da dove cominciare a rinnovare il servizio di gestione delle PEC? Automatizzando il servizio con la soluzione WebRainbow di Westpole, sia in Italia sia all’estero.

Automatizzare, per mezzo di avanzate soluzioni di Intelligenza Artificiale, non significa escludere il fattore umano: quest’ultimo resta fondamentale, ma viene alleggerito dal carico delle operazioni ripetitive quotidiane, che non danno valore aggiunto ma, anzi, tolgono tempo alle attività che, per l’azienda, sono il core business. Poter rendere più efficiente lo smistamento delle PEC significa risparmiare sui tempi e offrire un servizio migliore ai propri clienti.


PEC Management: il ruolo dell’Intelligenza Artificiale

Westpole sfrutta soluzioni di Intelligenza Artificiale avanzate per semplificare l’inoltro delle email PEC in ingresso al corretto destinatario. In questo modo, il PEC Management diventa flessibile e digitale: il sistema riconosce in automatico l’argomento dell’email, in modo da reindirizzarla alla figura specifica in azienda ed evitare un lungo giro di inoltri che può durare giorni interi. Ogni volta che un’email PEC viene ricevuta nella casella di posta elettronica, la soluzione di Intelligenza Artificiale di Westpole permette di smistarla automaticamente, con significativi risparmi di tempo e miglioramenti operativi per l’intera attività.

Si tratta di un approccio innovativo, che introduce l’elemento tecnologico (l’IA) per supportare l’attività dell’operatore umano: il dipendente non viene sostituito, bensì trova nell’IA un alleato fondamentale per lavorare meglio. Soprattutto in un ufficio virtuale, che pone le imprese di fronte a nuove sfide e impone di adottare gli strumenti corretti per virtualizzare l’ambiente di lavoro.


Tempi ridotti e flussi più agili con le soluzioni di Westpole

Lo smistamento automatico permette di rendere più efficiente i processi di PEC Management. Se una email di posta elettronica certificata arriva al destinatario idoneo in pochi minuti, vengono meno i tempi morti che contraddistinguono, invece, un metodo scarsamente tecnologico: il personale lavora semplicemente meglio. Poter inoltrare correttamente al primo colpo l’email PEC al corretto ufficio di competenza agevola i flussi operativi, riduce i tempi di gestione delle pratiche ed evita, inoltre, spiacevoli inconvenienti, come la possibilità di non leggere in tempo lo slittamento di un’udienza. Con la conseguenza di non prendere parte all’evento, con danni verso il cliente e anche per l’azienda stessa.

WebRainbow non include soltanto un processo automatico dello smistamento: è un PEC Manager a 360 gradi, che implementa sistemi di tracking e reporting e offre una gestione multicanale automatica per esaudire l’eterogeneità delle esigenze del PEC Management.


Westpole implementa il PEC Management anche con il cloud

La piattaforma WebRainbow di Westpole può essere implementata, oltre che On Premise, anche in cloud con un modello Software-as-a-Service (SaaS) ospitato sul cloud di Westpole oppure su una piattaforma di terze parti scelta direttamente dall’impresa. Non servono interventi invasivi nell’infrastruttura IT e il processo è flessibile e scalabile. Questo approccio permette di risparmiare sui tempi e sui costi dell’integrazione del sistema di PEC Management all’interno dell’IT: serve meno tempo per recuperare l’investimento e per riscontrare i benefici operativi garantiti da una soluzione efficace e innovativa.

Westpole è un System Integrator 4: convoglia le migliori tecnologie e le tendenze dei digital workplace per offrire un servizio su misura per ogni impresa, mettendo a disposizione delle aziende la sua pluriennale esperienza della materia digitale.

 

Scritto da Enrico Pavesi - Application PreSales Manager icons8-colore-50


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Tag: Digital Transformation