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PEC Manager WESTPOLE: analisi semantica per la gestione delle PEC

scritto da Enrico Pavesi il 23 settembre 2021

Un PEC Manager non è soltanto un software delegato alla gestione della posta elettronica certificata (PEC) in ingresso e in uscita: è uno strumento che serve alle imprese e alle Pubbliche Amministrazioni per supportare i processi interni attraverso tecnologie di Intelligenza Artificiale e, in definitiva, migliorare il proprio servizio ai clienti. Accade molto spesso, infatti, che una PEC arrivata alla casella di posta dedicata debba essere inoltrata più e più volte prima di poter raggiungere il destinatario corretto e poter proseguire la gestione della relativa pratica. Ne conseguono, quindi, costi nascosti; un aumento del rischio di imprecisioni e un rallentamento del flusso operativo, con un danno sia per l’azienda, che lavora in maniera scarsamente efficiente, sia per i clienti finali, che non ottengono risultati tangibili in tempi brevi.

WESTPOLE ha realizzato un PEC Manager intelligente ed evoluto, grazie a cui Pubbliche Amministrazioni ed aziende private stanno evolvendo il proprio approccio alla posta elettronica, cogliendo i frutti di un sistema tecnologicamente avanzato che fa dell’analisi semantica il suo fiore all’occhiello: fa risparmiare tempo (e quindi denaro), supporta attivamente il personale e abilita un ambiente di lavoro realmente digitale.


Perché serve un PEC Manager

Nel mondo della Pubblica Amministrazione, la PEC è alla base del lavoro quotidiano. Non è un caso, quindi, che tra le priorità per portare l’innovazione nella Pubblica Amministrazione il miglioramento della gestione delle PEC sia in cima alla lista. Perché dalle PEC parte il flusso di lavoro, ma poi, molto spesso, si ferma: se le comunicazioni devono girare fra vari utenti prima di arrivare al destinatario corretto, allora passano diversi giorni prima che la pratica possa effettivamente iniziare a essere gestita. La conseguenza principale? Ci vuole più tempo del necessario per portare a termine le proprie mansioni, oltre a un grado di insoddisfazione verso un sistema che ormai mostra tutti i limiti di un approccio che non è digital-based. Inoltre, il rischio di errori oppure di perdersi informazioni temporali preziose, come il posticipo di una data di un’udienza, è elevato.

Un PEC Manager va quindi a sciogliere uno dei nodi principali della Pubblica Amministrazione e anche delle imprese: abilita un modo di lavorare migliore e più semplice, semplificando il lavoro dell’operatore umano attraverso avanzati algoritmi di Intelligenza Artificiale.


Come funziona il PEC Manager di WESTPOLE

Il PEC Manager di WESTPOLE parte da una domanda semplice: e se fosse il sistema a identificare il destinatario idoneo a cui inoltrare l’e-mail? La risposta è: sì, si può fare.

L’analisi semantica e l’elaborazione del linguaggio naturale permettono al PEC Manager di WESTPOLE di riconoscere la natura del testo e di identificare gli elementi che permettono al sistema di comprendere la richiesta, l’oggetto dell’e-mail e, quindi, l’area di competenza della pratica. In pochi minuti, il destinatario ha la PEC nella Dashboard che PEC Manager gli presenta (insieme alle altre attività di sua pertinenza), laddove prima, con un sistema meno evoluto, ci sarebbero voluti persino giorni interi.

L’Intelligenza Artificiale diventa quindi l’elemento che evolve e semplifica il lavoro dell’operatore umano, ma senza sostituirlo: è uno strumento di lavoro che alimenta un flusso operativo realmente digitale, evoluto e che garantisce significativi benefici. Il PEC Manager di WESTPOLE consente di risparmiare l’80% del lavoro manuale che normalmente viene dedicato ai processi connessi all’interscambio della posta certificata. Tempo che, poi, il personale può dedicare alle attività più complesse e che restituiscono il vero valore aggiunto all’azienda.


Con WESTPOLE l’azienda funziona meglio

Il PEC Manager di WESTPOLE non stravolge l’operatività quotidiana: le persone lavorano secondo quelli che sono i processi definiti aziendalmente e sono continuamente supportati nelle attività a loro assegnate. Il PEC Manager funziona come il cambio automatico di un’auto: a quel punto, il guidatore deve solo pensare a guidare con attenzione e a seguire il percorso.

Il software specializzato di WESTPOLE supporta le imprese e le Pubbliche Amministrazioni nella loro transizione digitale e offre un elemento tecnologico abilitante per costituire un ambiente di lavoro che faccia del digitale il suo elemento distintivo e per trasformare i processi produttivi aziendali.

 

Scritto da Enrico Pavesi - Application PreSales Manager icons8-colore-50

White Paper - Business Process Management e Hyperautomation: la guida per ottimizzare e integrare i processi aziendali

Tag: Artificial Intelligence