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RPA: Robotic Process Automation e innovazione nella Pubblica Amministrazione

scritto da Raffaele Gambelli il 18 novembre 2021

I sistemi di RPA - Robotic Process Automation sono il tassello mancante fra la Pubblica Amministrazione (PA) e la sua piena trasformazione digitale. Le soluzioni applicative basate su tecnologie di automazione consentono di risparmiare tempo e di ottenere risultati migliori: è chiaro, quindi, quanto siano rilevanti in un settore che deve fare i conti con flussi di lavoro lunghi e complessi e molti scambi interni di documenti e informazioni.

La tecnologia alla base delle soluzioni di Robotic Process Automation consente di automatizzare quell’insieme di attività a basso valore aggiunto, ma che sono comunque essenziali per portare a termine le operazioni nel modo corretto. Ci si riferisce ai task frequenti nei processi produttivi aziendali, ma anche a quelli che richiedono il minore sforzo al personale, pur consumando molto tempo. La situazione ideale in cui implementare sistemi di RPA con l’obiettivo di aumentare l’efficienza dei flussi di lavoro, migliorare la collaborazione fra i colleghi e ottimizzare la produttività quotidiana nella Pubblica Amministrazione.


Perché adottare software di RPA

Le soluzioni di RPA possono migliorare significativamente l’efficienza della Pubblica Amministrazione, ridurre i costi e migliorare i servizi che vengono erogati ai cittadini. Attraverso i sistemi di Robotic Process Automation le PA possono supportare al meglio le persone affinché lavorino in maniera più efficiente e più efficace.

L’ambiente informatico del settore della PA, per altro, deve fare i conti con un’infrastruttura molto legata ai sistemi legacy: le soluzioni di RPA non obbligano le aziende a ripartire da zero, ma consentono di collegare al meglio il software preesistente creando dei ponti digitali che possano abilitare una trasformazione oramai indifferibile.

Soprattutto i sistemi di RPA che sfruttano anche le tecnologie di Intelligenza Artificiale, e quindi abilitano un livello successivo di automazione fino a spingersi verso l’hyperautomation, possono gestire operazioni che richiedano un livello cognitivo non banale. Questi sistemi, perciò, rappresentano un supporto chiave in quelle realtà – come la PA, appunto – che devono fronteggiare quotidianamente carichi rilevanti di e-mail PEC in ingresso, documenti da protocollare e pagamenti da approvare. Una serie di attività che non può essere evitata per gestire ogni pratica, ma che consumano più tempo di quanto valore restituiscano.


RPA: Robotic Process Automation e le PEC

Concretamente l’innovazione nella Pubblica Amministrazione viene abilitata supportando l’attività quotidiana in modo da alleggerire gli operatori umani dai task di routine.

Per esempio, una delle più apprezzate applicazioni dei sistemi di Robotic Process Automation nella Pubblica Amministrazione riguarda lo smistamento automatico delle e-mail PEC in ingresso. Grazie a un avanzato sistema di analisi semantica e di elaborazione del linguaggio naturale, un sistema automatizzato riesce ad analizzare nel dettaglio i testi delle e-mail e i documenti allegati in modo da inoltrare automaticamente la missiva elettronica al destinatario corretto, che potrà quindi gestire la pratica in meno tempo. Ciò consente di risparmiare molte ore, se non giorni, di smistamento manuale: una gestione lenta, che rischia di compromettere l’esperienza dei clienti.


I vantaggi per la Pubblica Amministrazione

Le applicazioni di RPA nella Pubblica Amministrazione possono beneficiare trasversalmente i processi interni. Permettono infatti di:

  • integrare i dati disponibili nei moduli elettronici;
  • creare rapporti puntuali e precisi, che portano a decisioni migliori e più reattive;
  • accedere ai dati presenti nei sistemi di Enterprise Resource Planning (ERP).

Le moderne soluzioni di Robotic Process Automation, inoltre, integrano sistemi di Optical Character Recognition (OCR) al fine di scansionare i documenti cartacei, un supporto ancora molto frequente nella Pubblica Amministrazione, per estrarre i dati utili e inserirli automaticamente nel gestionale. I sistemi di OCR permettono quindi di ridurre significativamente i costi associati alla digitalizzazione documentale e ottimizzare il flusso di lavoro.

I principali vantaggi della tecnologia di Robotic Process Automation nel mondo della Pubblica Amministrazione riguardano, riassumendo, soprattutto l’esperienza dell’utente finale. Le operazioni quotidiane vengono evolute da un sistema automatizzato che non sostituisce le competenze del dipendente, bensì svolge automaticamente le attività a basso valore aggiunto, lasciando al personale l’onere di gestire le attività più complesse e di approvare operazioni che prevedono dati sensibili, come i pagamenti.

Il dipendente sarà così più coinvolto e più invogliato a collaborare con i colleghi per risolvere i problemi. Il benessere lavorativo delle risorse umane viene quindi potenziato dall’adozione delle tecnologie di RPA.

Scritto da Raffaele Gambelli – WebRainbow Software Developer icons8-colore-50White Paper - Business Process Management e Hyperautomation: la guida per ottimizzare e integrare i processi aziendali

Tag: Public Administration