L’avvento degli strumenti di collaborazione online nei contesti aziendali per un verso ha semplificato i flussi di comunicazione e collaborazione, per l’altro li ha resi più farraginosi. Infatti, l’ampia offerta di tool, ormai messi a disposizione gratuitamente su Internet e come app per smartphone e device mobili, richiede una pianificazione accurata dei reparti IT per evitare duplicazioni, sovrapposizioni e, soprattutto, rischi per la sicurezza aziendale. Inoltre, una gestione unificata degli strumenti di collaborazione online permette di integrarli all’interno di sistemi UCC (Unified Communication & Collaboration) che comprendono fonia, mail, chat, audio e video conferencing, condivisione di documenti e desktop. Tale integrazione ha il duplice vantaggio di rendere più efficienti i workflow, sottoponendoli a una logica che evita la dispersione in tanti rivoli comunicativi frammentati, nonché di generare un maggiore risparmio nei costi grazie a economie di scala che identificano un unico vendor per più canali (telefonia, messaggistica, web conferencing ecc.).
Strumenti di collaborazione online, partire dalla user experience
La prima leva per uniformare l’adozione di strumenti di collaborazione online tra i dipendenti deve partire dalla loro user experience. L’utilizzo massiccio di applicazioni consumer, infatti, è il nemico più insidioso per una sostituzione vera di tool professionali al posto di quelli che si è abituati a impiegare nella vita di tutti i giorni. Ciò significa che gli strumenti di collaborazione online scelti dall’organizzazione devono essere user-friendly come quelli che i collaboratori solitamente prediligono, ma con caratteristiche di sicurezza e stabilità di livello enterprise. Altrimenti, se rispettano soltanto questi due requisiti, ma sono più complicati di quelli già conosciuti dal lavoratore, quest’ultimo tenderà a continuare a scegliere autonomamente come comunicare con colleghi, clienti e fornitori. Per fortuna oggi i principali vendor di strumenti di collaborazione online prevedono versioni differenti, per uso privato o aziendale, della medesima app. Ciò ne facilita la piena accettazione tra i dipendenti che, fra l’altro, possono usufruire di funzionalità supplementari a cui non avrebbero accesso in modalità free.
L’integrazione delle piattaforme UCC con gli strumenti di collaborazione online
Per quanto riguarda le potenziali integrazioni degli strumenti di collaborazione online, le piattaforme UCC generalmente sono dotate di API (Application Programming Interface) che abilitano l’interoperabilità con componenti di terze parti. In questo modo, per esempio, una suite come Cisco Webex, che oggi consente di effettuare riunioni a distanza senza limiti di durata e con un numero consistente di partecipanti (fino a 100 nella versione gratuita) grazie a un collegamento anche solo telefonico oltre a quello VoIP, può dialogare tranquillamente con gli ambienti Windows, Mac e Linux. Non solo, perciò, può integrarsi direttamente con gli account e il calendar gestiti da Outlook o con tool quali Teams e Yammer, ma è in grado di dialogare con strumenti di collaborazione online come Slack e altri. L’ottimizzazione della user experience ha così una base in cui riescono a convivere armonicamente le applicazioni sulle quali i dipendenti hanno maggiore dimestichezza con risorse che assicurano elevati standard di qualità e sicurezza.
Risolvere le sovrapposizioni degli strumenti di collaborazione online
Se l’integrazione degli strumenti di collaborazione online nelle architetture UCC è una questione spesso risolta nativamente dalle tecnologie adoperate, le possibili sovrapposizioni possono invece essere una fonte di criticità. Il paradosso è che tali criticità talvolta non provengono necessariamente da applicazioni concorrenti fornite da vendor diversi, ma “bisticciano” perfino all’interno dello stesso brand. I casi citati prima di Teams e Yammer di casa Microsoft, a cui si potrebbe aggiungere anche Skype for Business, ne sono un chiaro esempio. Quale bisognerebbe usare? Qual è meglio dell’altro, visto che tutti supportano più meno funzionalità simili? La risposta potrebbe essere quella di affidarsi a partner che offrano non soltanto le tecnologie giuste, ma un modello di digital workplace nel quale UCC e strumenti di collaborazione online siano proposti come servizio univoco, globale e coerente. System integrator che, in definitiva, mettano a disposizione un framework che abbia risolto già alla radice qualsiasi problema di integrazione e sovrapposizione.
Scritto da Giacomo Iucci – Technology Competence Center Manager 
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