Un workflow aziendale efficiente e organizzato è la strada che conduce alla produttività e alla crescita. Se i dipendenti sanno cosa devono fare e come devono farlo e, inoltre, il loro flusso di lavoro è semplice da seguire e preparato, allora l’azienda ha trovato la chiave per rendere il personale più efficiente e partecipe. Il workflow non può essere sottovalutato: anche il migliore dei team se è disorganizzato, non riesce a lavorare al meglio delle potenzialità. Secondo un’indagine di SIS International Research, effettuato su un campione di 513 intervistati (anche in Italia), mediamente una persona registra un ritardo medio sul lavoro di 3,5 ore ogni settimana in attesa delle informazioni utili a proseguire il suo compito. Soprattutto in tempi in cui il lavoro da remoto viene ampiamente sfruttato, il flusso di lavoro rischia di essere impattato se l’impresa non ha un workflow ben gestito. Non c’è bisogno, però, di complicare eccessivamente il workflow aziendale con processi lunghi e articolati; anzi, il flusso di lavoro migliore è quello che sfrutta a dovere le moderne tecnologie e gli strumenti innovativi per un processo digitale evoluto.
L’importanza del workflow management
L’insieme delle attività necessarie per ottenere un risultato viene definito workflow. Per questo il workflow management, cioè la gestione del workflow aziendale, è di vitale importanza; anzi, è il principale catalizzatore della buona riuscita di un progetto. Il flusso di lavoro deve essere interpretato nella sua interezza: dall’ideazione delle operazioni da eseguire fino alla visualizzazione, attraverso software specializzati, del workflow e naturalmente la sua applicazione pratica nella realtà quotidiana aziendale. Gestire nel modo corretto ognuno di questi passaggi è quindi fondamentale.
Il workflow management, perciò, deve tenere in considerazione anche eventuali malfunzionamenti del processo di lavoro come ritardi nelle consegne, mancate approvazioni e colli di bottiglia: tali situazioni devono far parte di una pianificazione accurata del workflow management proprio con il preciso obiettivo di non interrompere bruscamente il flusso di lavoro.
Tale metodo permette alle figure apicali di sapere cosa fare qualora si rivelasse necessario occuparsi di sopraggiunti problemi operativi: quando i responsabili sono consapevoli di come un ritardo, per esempio, impatta il flusso di lavoro, allora possono riorganizzare le proprietà delle operazioni in modo fluido e veloce.
L’automazione e l’Intelligenza Artificiale per far funzionare il workflow aziendale
Il primo passo per gestire correttamente il flusso di lavoro è quello di permettere ai membri di un gruppo di concentrarsi sulle attività chiave e non sulla preparazione dei documenti e altre operazioni ripetitive. È meglio far sì che i manager, per esempio, si concentrino sull’analisi dei dati e non spendano ore ad assemblare i documenti. Per raggiungere questo risultato l’automazione e le soluzioni di Intelligenza Artificiale possono dare un grande contributo snellendo il workflow aziendale e alleggerendolo dai carichi di lavoro a minore valore aggiunto. Uno dei casi d’uso possibile, per esempio, è il riconoscimento automatico dei documenti in ingresso, tramite l’analisi semantica del testo e la mappatura del contenuto, che vengono automaticamente assegnati all’ufficio competente.
Workflow aziendale e strumenti di comunicazione e collaborazione
La comunicazione ricopre un ruolo chiave per un workflow aziendale di successo: ogni anello della catena dipende dal precedente per poter operare al meglio; se un’informazione arriva tardi o è incompleta, il processo viene rallentato. Le piattaforme di social collaboration, che portano nel mondo aziendale ciò che i dipendenti sono abituati a fare sui social media nella vita privata, e di Unified Communication & Collaboration (UCC) sono ottime soluzioni per la condivisione delle informazioni e l’allineamento dei membri del team sui risultati che devono essere raggiunti. Soprattutto in tempi in cui il lavoro da remoto è fondamentale, la sintonia logistica è un elemento che non può essere sottovalutato in un’azienda. Per di più, lo scambio attivo fra i dipendenti contribuisce a evolvere il coinvolgimento del personale.
A ogni team il suo workflow aziendale
Gli strumenti tecnologici assicurano una gestione del workflow aziendale evoluta, ma il fattore umano non può essere sottovalutato. Definire le scadenze e gli obiettivi, assegnare i ruoli giusti alle persone giuste e, inoltre, stabilire correttamente le aspettative sono altri tre elementi che contribuiscono a realizzare un workflow aziendale funzionante. Strutturare a dovere la gerarchia per focalizzare le responsabilità è importante perché ogni team deve avere il suo punto di riferimento per risolvere dubbi e perplessità che possano emergere durante la quotidianità. Troppo spesso accade, invece, che non siano state chiarite le responsabilità e che nessuno possa prendere la decisione ultima per sciogliere un nodo che sta bloccando il proseguimento delle operazioni. Concentrare in pochi punti le aspettative del progetto, infine, assicura un allineamento omogeneo tra tutti gli attori coinvolti a tutti i livelli.
Scritto da Enrico Pavesi – Application PreSales Manager 
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