Adottare una soluzione di Business Process Management è una medicina per le lungaggini burocratiche e i costi eccessivi che minano l’efficienza della pubblica amministrazione. Il rimedio ai mali che affliggono il settore pubblico – e di conseguenza ricadono sui cittadini fruitori dei servizi – è l’ottimizzazione della gestione dei processi aziendali.
Per ridurre i tempi e i costi delle procedure pubbliche è necessario un approccio integrato che studi il processo nella sua totalità, individui le criticità e valuti i cambiamenti. A questo scopo, sono utili strumenti informatici come software e sistemi di automazione, disponibili sul mercato e progettati proprio per risolvere i problemi delle pubbliche amministrazioni.
Business Process Management e digitalizzazione della PA
Nelle pubbliche amministrazioni possono sorgere problemi di gestione dei processi, con ripercussioni sia a livello interno sia esterno. All’interno delle aziende pubbliche, una delle questioni più spinose è il costo elevato della gestione dei processi e il fatto che richiedano un notevole dispendio di risorse, in termini di attenzione e tempo messi a disposizione. L’immediata conseguenza è un sovraccarico del personale, forzatamente concentrato sulle procedure a discapito di aree di business che vengono così trascurate.
E all’esterno? Di riflesso, anche sugli utenti che approcciano i servizi pubblici vi sono delle ricadute. I cittadini per ottenere risposte o documenti si scontrano con tempi dilatati, percepiscono la pubblica amministrazione come un’entità distante e sperimentano una diffusa difficoltà, prima ancora di usufruire dei servizi, nel capire come ottenere ciò di cui hanno bisogno.
Tutto ciò dipende dal fatto che nelle pubbliche amministrazioni spesso mancano gli strumenti idonei per tenere sotto controllo flussi, costi e tempi. Le soluzioni proposte dall’approccio basato su Business Process Management prevedono l’integrazione dei sistemi e la loro informatizzazione. Attraverso un percorso di trasformazione digitale, si può ottenere uno snellimento complessivo dei propri processi, con vantaggi subito tangibili e misurabili. Per esempio, digitalizzare i documenti li rende più facilmente reperibili, conservabili e quindi fruibili e condivisibili. L’importante è tenere d’occhio tutto il processo nella sua completezza, avere uno strumento intuitivo per verificare che tutto vada al meglio e individuare subito eventuali criticità, che provocano rallentamenti nel flusso operativo. Sulla digital transformation, tra l’altro, a livello di sistema Paese e politiche economiche in Italia si sta puntando molto: basti pensare che con il Governo insediatosi a settembre 2019 è stato istituito anche il Ministero dell’innovazione tecnologica e digitalizzazione, proprio per sviluppare strategie in questo ambito.
Business Process Management e PA, gli strumenti
Come anticipato, gestire in toto il processo è fondamentale per capire come migliorarlo. Per fare ciò, sul mercato sono disponibili software adatti per affrontare le varie fasi di un approccio basato sul Business Process Management. Le suite possono includere, per esempio, soluzioni per la dematerializzazione dei documenti, la loro conservazione, ma anche sistemi di comunicazione rapidi e telematici, per mantenere costante il flusso di informazioni tra i diversi livelli aziendali. Importante anche la gestione dei dati e dei metadati, che deve essere compliant alla normativa e garantire la sicurezza, attraverso strumenti di cyber security e costante monitoraggio, come previsto dal Regolamento europeo GDPR: la pena altrimenti sono ritardi e sanzioni. Dunque, l’automazione delle procedure tramite software permette al personale di svolgere più facilmente i propri compiti relativi alle procedure e, di conseguenza, potersi dedicarsi ad altri ambiti produttivi.
Gli strumenti di Business Process Management aiutano a definire tutti i passi per la gestione ottimizzata dei processi. In primis, un identikit di come vengono svolte le procedure della pubblica amministrazione, per capire dove andare a lavorare per migliorare quel dato aspetto. I software sul mercato aiutano anche a formulare analisi delle tempistiche relative alle attività produttive, per capire quali sono quelle più lunghe e come cercare di ridurle. Un utile sistema è dato dall’individuare i KPI (Key Performance Index), cioè gli indici dell’andamento delle prestazioni di un dato processo aziendale. Il rilevamento statistico, inoltre, aiuterà la pubblica amministrazione a basarsi su dati concreti per formulare le azioni più idonee a risolvere i propri disagi.
Fondamentale in questo percorso anche il personale: strumenti informatici gestionali per il Business Process Management possono aiutare a organizzare le attività dei dipendenti, per individuare i compiti, attribuire responsabilità e gestire al meglio il lavoro in concreto.
Scritto da Enrico Pavesi – Application PreSales Manager 
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