La Pubblica amministrazione sta affrontando da tempo un percorso di digitalizzazione della propria organizzazione e delle proprie procedure. L’obiettivo principale è la semplificazione, lo snellimento della burocrazia e dare all’utente una sensazione di facilità nell’approccio agli enti pubblici e ai loro servizi. In questo contesto volto alla modernizzazione delle istituzioni, la metodologia del Business process management può recare vantaggi e garantire migliorie per una gestione più efficace dei processi in ambito pubblico. Il cuore del sistema è la progettazione dei processi e l’aggregazione di singoli aspetti per ottimizzare il raggiungimento di un obiettivo.
Business process management, che cos’è
Il Business process management è un approccio volto a individuare procedure in linea con la strategia aziendale, coinvolgendo le singole attività nel business generale. La metodologia prevede proprio l’integrazione delle attività focalizzandosi su un obiettivo comune, non sulle diverse funzioni come prevedono i modelli tradizionali.
Gli obiettivi del Business process management sono:
- migliorare la gestione delle attività dell’impresa,
- semplificare le procedure operative,
- risparmiare denaro e risorse,
- ridurre i tempi delle operazioni,
- condividere le informazioni all’interno dell’azienda.
Questi traguardi possono essere raggiunti applicando un approccio orientato all’obiettivo, che consideri il processo non solo come una mera sequenza di cose da fare per ottenere un risultato, ma un percorso che crei valore aggiunto.
In quest’ottica, assume importanza la pianificazione delle procedure, non solo l’esecuzione. La metodologia prevede in primis l’identificazione del processo da implementare, per poi andare a definirlo nelle sue peculiarità: quali soggetti sono coinvolti, quali attività regolano il processo e quanto durano, ma anche quali sono le responsabilità e quali prestazioni ci si aspetta.
Business process management, i vantaggi per la PA
La metodologia basata sulla progettazione dei processi porta vantaggi alle aziende private, ma si rivela fondamentale anche nel settore pubblico. Come anticipato, il Business process management porta a semplificazione e risparmio: pianificando attentamente un processo, si può comprendere quale sia la strada più veloce e facile per arrivare a un traguardo prefissato, calcolando anche il bisogno di risorse necessarie per raggiungere lo scopo. Questo si traduce in una forte riduzione degli sprechi, sia di denaro che di tempo. L’ottimizzazione passa anche attraverso la condivisione di informazioni, aspetto che migliora la comunicazione non solo internamente all’azienda, ma anche con l’esterno.
Per la pubblica amministrazione, che sta attraversando una fase di trasformazione e “svecchiamento” attraverso la digitalizzazione e la dematerializzazione, questa metodologia risulta indispensabile per attuare un’opera di semplificazione delle procedure. I processi intrapresi in questo settore sono numerosi, complessi e toccano svariati ambiti, dalla riscossione delle tasse ai servizi sanitari, dalle attività di procurement a quelle relative all’informazione degli utenti. Ecco che il Business process management può intervenire: la razionalizzazione dei processi porta difatti a benefici in termini di velocizzazione delle attività, ottimizzazione delle risorse e contenimento dei costi.
I vantaggi sono evidenti e vengono percepiti anche dai cittadini che si rivolgono agli enti. Le persone che interagiscono con la pubblica amministrazione hanno bisogno di informazioni chiare e percorsi lineari e ben definiti, per comprendere come svolgere iter burocratici spesso invece percepiti come un tortuoso percorso a ostacoli.
Una corretta applicazione della metodologia del Business process management garantisce maggiore trasparenza, per cui il cittadino sa a quale servizio rivolgersi in caso di necessità, assicura tempi ridotti nelle pratiche amministrative anche attraverso l’automatizzazione delle attività, con conseguente abbattimento delle spese. Ne emerge un’immagine più user friendly della pubblica amministrazione, i cui processi vengono finalmente percepiti dall’utente finale come più vicini alle proprie esigenze, comodi e facilmente approcciabili.
Scritto da Enrico Pavesi – Application PreSales Manager 
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