La mappatura dei processi aziendali consente alle imprese, alle Pubbliche Amministrazioni e agli enti di creare una rappresentazione visiva di un nuovo processo aziendale o di uno già esistente. Costruendo un diagramma di flusso che identifica tutte le fasi del processo che vanno dall’input all’output, i dirigenti e i responsabili del progetto possono avere un veloce colpo d’occhio sulle operazioni necessarie, le figure da coinvolgere, le responsabilità da delegare e anche le effettive attività che dovranno essere svolte affinché tale processo porti al risultato previsto. Anzi, la mappatura dei processi aziendali contribuisce a evidenziare l’obiettivo da raggiungere, a evitare le ridondanze, a identificare le interdipendenze e a fornire tutta la documentazione necessaria per garantire una mappa della trasformazione dell’input in output.
Con la mappatura dei processi aziendali si evitano sovrapposizioni
La mappatura permette, quindi, di disegnare attraverso software specializzati un diagramma che mostra, una dopo l’altra, tutte le azioni e le operazioni da eseguire affinché da un input si arrivi a un output. Ciò permette alle imprese, alle Pubbliche Amministrazioni e anche agli ospedali, per esempio, di interpretare in un modo innovativo i processi aziendali. Avere di fronte a sé una mappa di tutti i processi coinvolti permette, per esempio, di comprendere se esistono sovrapposizioni sia all’interno di uno stesso team sia fra reparti differenti. La mappatura dei processi aziendali, quindi, consente di fare chiarezza, di definire i ruoli e di far evolvere i processi interni affinché siano il più possibile efficienti.
Inoltre, la mappatura dei processi aziendali permette di comprendere nel dettaglio quali attività saranno svolte per trasformare l’input attraverso le risorse aziendali, sia materiali sia immateriali. In questo modo, è possibile essere consapevoli di quali attività a valore aggiunto vengono svolte e quali, invece, non restituiscono un valore aggiunto. Così facendo è più facile venire a conoscenza di fasi del progetto in cui possono essere create sinergie laddove, invece, non ve ne sono.
La mappatura dei processi aziendali potenzia i flussi di lavoro
Questo tipo di elaborazione può essere molto dettagliata e anche interattiva. Ciò significa che sfruttando i moderni software specializzati, le aziende possono creare un diagramma di flusso in cui i singoli blocchi possono essere estesi, con un semplice clic, per approfondire le dinamiche di tale fase del processo aziendale, quali figure siano coinvolte, che operazioni debbano essere effettuate e quale risultato venga, poi, trasferito al blocco successivo.
Ci sono vari tipi di mappatura dei processi aziendali (dettagliata, interfunzionale o con rendering, per esempio), ma ognuno di essi ha lo stesso scopo: fornire a tutte le parti coinvolte una visione d’insieme di cosa serve fare e, soprattutto, a far comprendere ai dipendenti e ai manager come le loro mansioni rientrano in un contesto più ampio. Ciò dà a ogni figura aziendale un punto di riferimento e un valore chiaro e visibile del proprio lavoro.
Una mappa dei processi facile da comprendere per i decisori aziendali
La mappatura dei processi aziendali consente a tutte le figure coinvolte, al di là del loro grado di specializzazione, di avere ben chiaro come funziona un processo all’interno dell’impresa. Ciò significa che tanto il tecnico quanto il decisore aziendale possono essere sincronizzati sugli obiettivi da raggiungere e come raggiungerli. Le figure apicali possono avere una panoramica chiara e facile da interpretare.
Tale vantaggio permette di migliorare la comunicazione e la collaborazione all’interno dell’azienda e di aumentare l’efficienza dei flussi di lavoro. La mappatura dei processi aziendali dà benefici trasversali in tutte le aree dell’azienda. Non è però veloce e richiede tempo, ma farla è imperativo: soltanto avendo ben chiaro come funziona la propria realtà, è possibile valutare le inefficienze, comprendere appieno il lavoro dei dipendenti e dei manager e poter sopperire alle lacune per creare un processo migliore ed evoluto.
Scritto da Enrico Pavesi – Application PreSales Manager 
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