L’Ufficio Virtuale oggi è diventato una forma di lavoro necessaria. Non tanto perché l’epidemia da coronavirus ha costretto molte aziende a imporre ai propri dipendenti la collaborazione da remoto, quanto perché i vantaggi dello Smart Working, a cui si collega strettamente l’Ufficio Virtuale, erano già ampiamente noti prima dell’emergenza Covid-19. In particolare, i dati dell’Osservatorio Smart Working 2019 del Politecnico di Milano, nel rilevare la crescita degli smart worker in Italia che l’anno scorso si aggiravano attorno alle 570mila unità, hanno evidenziato alcuni benefici riscontrati dalle aziende del campione. Si va dal miglioramento dell’equilibrio fra lavoro e vita privata (78%) alla capacità di attrarre e coinvolgere i talenti (59%), da un maggiore benessere organizzativo (46%), fino all’incremento della produttività e della qualità del lavoro (62%). Incremento, quest’ultimo, registrato soprattutto nella pubblica amministrazione. Nonostante il trend positivo, con una percentuale pari a un +20% rispetto al 2018, emergono tuttavia alcune timidezze tra le grandi imprese e un’ampia sottovalutazione da parte delle PMI.
Smart working, digital workplace e accessibilità ai dati
Sul significato generale di Ufficio Virtuale e Smart Working, spesso le idee non sono molto chiare. È una constatazione confermata dalla tendenza a confondere entrambi con il telelavoro o con il semplice Remote Working, espressioni con le quali ci si riferisce a un mero spostamento meccanico del luogo di lavoro dall’edificio dell’azienda al proprio domicilio. Ragion per cui il cambiamento forzato delle abitudini di imprese e lavoratori, derivante dalla pandemia, ha trovato impreparate molte organizzazioni. Il primo elemento imprescindibile di un Ufficio Virtuale, infatti, è rappresentato da un insieme di tecnologie in grado di trasformare lo spazio fisico del lavoro in un digital workplace. L’Ufficio Virtuale, in pratica, è tale se si abbattono i vincoli di prossimità che costringono il dipendente ad accedere ai dati aziendali esclusivamente da una determinata postazione. Prima ancora della mobilità, che è un tassello (non l’unico) del “lavoro agile”, va garantita dunque l’accessibilità everywhere ai file e alle applicazioni necessarie al corretto svolgimento dei compiti assegnati.
Partire da infrastruttura e data center, non dalla periferia
Da quanto detto sopra si intuisce che l’implementazione di un Ufficio Virtuale richiede una progettazione complessiva della dotazione infrastrutturale, hardware e software. Rientrano in questa attività progettuale una fase introduttiva di assessment tecnologico e organizzativo, seguita da una successiva volta a individuare il sistema di repository più adeguato all’azienda, nonché il metodo di accesso tramite VPN (Virtual Private Network) o virtualizzazione cloud-based. Le soluzioni sono tante, ma tutte devono assicurare livelli di disponibilità e di sicurezza a prova di lontananza. Caratteristiche entrambe indispensabili se si vogliono avere prestazioni elevate anche da remoto e si intendono preservare i critical data contro eventuali violazioni su una superficie d’attacco più estesa. È bene sottolineare, perciò, che l’Ufficio Virtuale non si costruisce partendo dalla periferia, cioè dai PC e dagli altri device adoperati dal personale, ma a monte: dal data center e da tutto quanto attiene, oltre che alla progettazione, all’installazione e alla configurazione dei sistemi. In sostanza, occorre un approccio interdisciplinare di system engineering che getti le basi per un Ufficio Virtuale solido e flessibile insieme.
Gli applicativi di collaboration che servono all’Ufficio Virtuale
A differenza di quello che accadeva di solito in passato, quando la creazione di un profilo aziendale avveniva principalmente su desktop o portatile, l’Ufficio Virtuale, per abilitare allo smart working, prevede che il medesimo profilo non sia circoscritto al luogo fisico o al dispositivo d’accesso. Inoltre, contempla applicativi di collaboration dedicati, che semplificano la comunicazione a distanza e lo scambio di documenti. Una possibilità che oggi non solo vede coinvolti i dipendenti della stessa azienda, ma anche, nell’ambito B2B, i clienti che devono interfacciarsi con il proprio fornitore. Piattaforme come Cisco WebEx o Microsoft Teams, per citare due tra le più note, consentono di partecipare a riunioni con più membri, di condividere informazioni, di videochiamare e di chattare a prescindere da dove ci si trovi. Se a questo si aggiunge una politica aziendale che valorizza o supera il Bring Your Own Device (BYOD), per esempio mettendo a disposizione notebook e smartphone che garantiscano buone performance, allora l’Ufficio Virtuale ha tutta la tecnologia che gli serve per spiccare il volo.
Scritto da Giacomo Iucci – Technology Competence Center Manager 
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