Un’oculata gestione delle caselle PEC funge da leva per l’ottimizzazione di tutti i processi operativi aziendali attraverso l’utilizzo strategico della tecnologia. Automatizzando procedure come lo smistamento della posta in ingresso, l’organizzazione secondo parametri definiti – come il contenuto o il mittente – e l’invio di feedback e notifiche, si ottengono benefici su tutta la catena del valore, con un miglioramento nell’efficienza dell’iter di lavorazione delle pratiche e dell’erogazione dei propri servizi. La possibilità di monitorare ogni fase del procedimento – oltre a disporre di diversi livelli di accesso alle comunicazioni – e di operare in un unico ambiente virtuale grazie all’integrazione dei sistemi, eleva anche il grado di sicurezza. Un aspetto da non sottovalutare nel contesto di un servizio fiduciario come la PEC.
L’implementazione di modelli innovativi, però, non deve spaventare né portare a credere che il ridisegno dei processi sia particolarmente arduo da affrontare o che richieda competenze specifiche per cui risulti indispensabile investire nella formazione dei propri operatori. Infatti, appoggiandosi a un partner tecnologico che affianchi l’organizzazione a 360 gradi, intraprendere l’evoluzione della gestione dei processi legati alle PEC permette di valorizzare l’esperienza degli operatori unendola alle nuove tecnologie.
Caselle PEC: novità a livello europeo
Bisogna innanzitutto ricordare che la Posta elettronica certificata (PEC) è uno strumento legale utile per conferire alle proprie comunicazioni il valore probatorio di una raccomandata. Meccanismi di cifratura e l’integrazione con i certificati digitali permettono, infatti, di rendere sicura l’infrastruttura e di attestare che un messaggio sia stato inviato e ricevuto in un dato momento, assicurando l’evidenza dell’invio e della ricezione.
Dal punto di vista normativo, la situazione è in evoluzione soprattutto sul piano europeo. Il regolamento eIDAS è in fase di rinnovamento: contempla un percorso di sinergia tra la PEC italiana e il servizio elettronico di recapito qualificato a livello europeo, perciò si può ipotizzare che in futuro il valore legale di questa tipologia di posta elettronica sia ampliato. Intanto, per avere un quadro della situazione, vediamo i punti fondamentali da valutare per una gestione delle caselle PEC efficace e compliant alle norme attuali di settore.
1.Sicurezza dell’accesso
Poiché la PEC è uno strumento dotato di valore probatorio, permettere l’accesso alla casella a personale non autorizzato può mettere l’azienda a rischio: potrebbero essere divulgate informazioni riservate o dati strategici, per dolo o per colpa. Troppo spesso la casella PEC viene assimilata a una e-mail normale, trascurando le implicazioni legali che un suo utilizzo scorretto potrebbe comportare.
La soluzione per garantire la sicurezza può essere quella di avere strumenti di gestione a livello intermedio che fungano da filtro e permettano di impostare livelli di accesso alla casella adeguati al ruolo, consentendone l’utilizzo solo ai soggetti autorizzati senza condividere le credenziali di accesso.
2.Tempestività nelle comunicazioni per un’efficace gestione delle caselle PEC
Per una gestione efficace delle caselle PEC è importante venire rapidamente a conoscenza di ogni informazione in entrata e del suo valore. Un messaggio PEC normalmente avviene entro ventiquattr’ore e, come detto, spesso viene utilizzata anche per informazioni sensibili. Il fatto di avere sistemi che, in automatico, possano avvisare i riceventi dei messaggi importanti in arrivo è un vantaggio.
Una soluzione per ottenere questo risultato è adottare una piattaforma che, sfruttando modelli basati sull’intelligenza artificiale (AI) e, in particolare, tecniche di machine learning e natural language processing, sia in grado di analizzare le comunicazioni e i dati per poi renderle fruibili ai destinatari corretti, snellendo notevolmente il processo di smistamento delle informazioni.
3.Integrazione e semplificazione dei flussi di lavoro
Il valore della PEC non è soltanto nella capacità di trasmissione di un messaggio: la corretta gestione delle caselle può essere un abilitatore di altre soluzioni per l’automazione dei processi da adottare in azienda. Con una piattaforma integrata, una volta ricevuto il messaggio si può procedere con la fase di monitoraggio, raccolta e analisi dati, per poi dare avvio a una serie di altri processi che si pongono l’obiettivo di ottimizzare l’operatività, ridurre i colli di bottiglia nei processi esistenti e valorizzare le competenze degli operatori. In quest’ottica è importante considerare che la possibilità di integrazione dovrebbe riguardare caselle PEC di diversi fornitori, supportando l’azienda e liberandosi da vincoli legati ai limiti di un singolo service provider, il tutto con lo scopo finale di efficientamento e valorizzazione delle competenze esistenti.
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Scritto da Enrico Pavesi – Application PreSales Manager 
