Le tecnologie odierne rappresentano un elemento di fondamentale importanza per il regolare svolgimento del lavoro in Smart Working. L'esplosione di questo fenomeno ha impattato su molte aziende costringendole, con tempi stringenti, a organizzarsi nell’acquisto di dispositivi utili ai propri dipendenti. Proprio la rapida diffusione di questo evento non ha permesso alle aziende una corretta pianificazione di risorse e processi, spesso a discapito della continuità operativa garantita dalla manutenzione hardware.  Quali sono, quindi, gli errori assolutamente da non commettere nella pianificazione della manutenzione hardware? Di seguito vediamo i cinque errori più frequenti.

1- No, non è vero che basta solo un PC

Spesso c’è la falsa credenza che sia sufficiente un comune PC o laptop per supportare la produttività del personale, abilitando l’utente, “magicamente” allo smart working. Beh, non è esattamente così. L’azienda non si deve limitare alla semplice consegna dei PC. Questo non basta più, in quanto i paradigmi utilizzati per supportare l’utente nel vecchio contesto lavorativo sono cambiati a favore dello smart working. Gli strumenti utilizzati dal lavoratore devono essere fruibili da qualsiasi luogo e pertanto l’infrastruttura tecnologica a supporto deve essere adattata in tal senso. Potrebbe tornare utile alla causa implementare soluzioni MDM o utilizzare di repository in cui inserire le applicazioni necessarie a garantire la produttività del lavoratore. L’azienda deve quindi assicurarsi che il dipendente sia in grado di governare al meglio lo strumento informatico messo a disposizione.

2- Imporre agli utenti dispositivi non “confortevoli” 

Sono molte le aziende che, al fine di limitare i costi necessari all’acquisto di hardware dotano i propri dipendenti di tecnologie poco conosciute o desuete.  Questo tipo di approccio non mette l’utente in una condizione di miglioramento in termini di produttività. L'introduzione del concetto di “Employee Choice” o “Bring your own device” (“BYOD”) abilita l’azienda a fornire dispositivi tecnologici adatti alle esigenze dei lavoratori, mettendoli nella migliore condizione per poter essere produttivi e performanti. Attraverso questo approccio di fornitura del dispositivo aziendale, i dipendenti possono scegliere i device tra quelli resi disponibili dal programma.  La selezione dei dispositivi da assegnare avviene sulla base delle conoscenze e delle abitudini dei propri dipendenti. Questo programma si ripercuote positivamente anche sulla numerosità delle chiamate di supporto e manutenzione in quanto l’utente conosce molto meglio il dispositivo scelto.

3- Non prendere in considerazione più opportunità 

Spesso, anche nelle aziende più strutturate, non è semplice avviare un processo di cambiamento. La classica battuta: “Eh, ma abbiamo sempre fatto così” solitamente denota una resistenza nell’adottare nuovi processi e procedure. Perseguire un metodo di lavoro come smart working necessita di flessibilità e predisposizione al cambiamento. Anche i processi più basilari relativi all’approvvigionamento hardware e gestione cespiti sono oggetto di ridiscussione. L’utilizzo di sondaggi e interviste ai propri dipendenti sono utili a identificare quale tecnologia viene utilizzata nella loro vita privata. L’azienda quindi potrebbe costruire dei programmi di adozione tecnologica basati sui vendor di preferenza, quali Apple, Microsoft o altro. La transizione ad una tecnologia Apple, ad esempio, potrebbe introdurre miglioramenti in termini di produttività e minori costi operativi e hardware.

4- Non allocare le opportune risorse

 Le attività di service desk a supporto degli utenti e le chiamate di manutenzione hardware sono gli elementi più impattanti nel ciclo di vita relativo alla gestione dei pc aziendali. Senza un’adeguata pianificazione e strumenti utili a monitorare lo stato del parco macchine, è difficile mantenere un ecosistema perfettamente produttivo e funzionale. Quindi l’organizzazione e in particolare il dipartimento IT, deve tenere sotto controllo tutti questi indicatori che nel bilancio annuale sono fondamentali per una corretta gestione.

5- Non considerare importante la sicurezza

Attualmente l’adozione in azienda dello smart working è paragonabile ad un benefit attrattivo per i nuovi talenti. Lavorare in modo flessibile e basandosi sui risultati garantisce l’aumento della soddisfazione dei dipendenti. Chiaramente, gli strumenti forniti devono rispettare alti livelli di sicurezza per prevenire attacchi informatici che possano compromettere i dati aziendali. L’adozione di device Apple, ad esempio, coniuga il massimo livello di produttività e sicurezza per un utente che li utilizza. L’organizzazione deve assolutamente proteggere i propri dipendenti e i dati aziendali da malintenzionati sfruttando le migliori tecnologie oggi presenti sul mercato massimizzando al tempo stesso la produttività e la flessibilità del lavoro.

Scritto da Claudio Rossi - Apple Offering Manager